Проектный офис

Эта статья — черновик и находится в процессе редактирования. Вы можете помочь оформить её.

Краткое описание практики. Что это вообще такое, с какой стороны подходить.

Проблемы, решаемые проектным офисом

Такие же, как фиксации знаний в целом

Фиксация знаний помогает:

онбордингу новых разработчиков
вникать в незнакомые части проекта
саппорту, отладке
проектированию и принятию решений
онбордингу конечных пользователей продуктов

Решение этой проблемы очень трудно измерить, а оценить качественно можно лишь на основании личного опыта множества людей. Рассчитать финансовую отдачу от внедрения практик фиксации знаний также представляется сложным, однако эти практики остаются незаменимыми для защиты бизнес-критических знаний.

== Фундаментальные проблемы всех практик фиксации знаний

При внедрении практик фиксации знаний, knowledge manager-ы сталкиваются последовально с тремя проблемами:

Почти никто не делает записей
Мало кто читает сделанные записи
Записи устарели / ошибочны — об этом знают, но не исправляют

=== Фиксация

Вложения в фиксацию знаний должны окупаться, нужно найти баланс между гибкостью и документированностью
Людей нужно приучить в нужный момент заниматься фиксацией
Людей нужно научить правильно делать записи (к примеру, многие боятся заниматься документированием, так как не умеют писать тексты)

=== Чтение

Нужно научить людей в нужный момент читать записанное
Нужно сделать так, чтобы люди знали, как в нужный момент найти записанное

=== Исправление

Исправляемость зафиксированной информации — это важный критерий всех практик документирования.

Людей очень сложно приучить исправлять чужие тексты, и, как правило, до проблемы с исправлением старых документов мало кто дорастает.

Вот ряд проблем:

Устаревание информации
Дублирование информации
Не понятно, куда и как вклинить свои правки
Не понятно, как проводить рефакторинг зафиксированных документов
Нет реальных ответственных за документы

С чего начать внедрение проектного офиса

Холистическое управление знаниями в IТ-компании (Алексей Сидорин) — очень вдохновляющий доклад, в котором рассказывают об организации проектного офиса в Крок. Сотрудники фиксируют логи проекта, которые полезны для тех, кто будет работать над другими проектами:

принятые решения
выработанные best practice
lessons learned, ретроспективы
о чём спрашивали и что ответили, какие договорённости

Это нужно чтобы:

убрать двойную работу
был единый канал коммуникации
не терялись знания с уходом сотрудников
снизить стоимость адаптации

Также в докладе описаны элементы экосистемы, которые хочется видеть в идеальной экосистеме.